輸出通関書類の種類と役割 初心者が押さえるべき基本書類を解説
こんにちは。坂田貿易支援事務所で貿易実務代行を担当している、フォワーダー出身のIです。
輸出が始まると、インボイス、パッキングリスト、B/Lなど、聞きなじみのない書類が次々と出てきます。それぞれの役割や記載内容を知らないと、貨物の輸送や通関でトラブルになることもあります。
書類はすべて英語なので、英語が苦手な方は身構えてしまうかもしれません。でも「何を書くのか・何が書かれているのか」がわかれば、少しずつ慣れていけます。実際、英語が苦手な同僚も書類手続きを問題なく進めていました。
この記事はこんな方におすすめです
- ・通関書類に何を書けばいいか知りたい
- ・各書類の特徴と内容を整理したい
- ・ミスのない書類を作りたい
通関書類とは
通関業者に輸出通関を頼むときに出す書類を、一般的に「通関書類」と呼びます。
通関に関わる書類はいろいろありますが、ほとんどは輸出者が作成します。輸入者はそれを受け取り、内容を確認したうえで輸入通関や貨物の引き取りに使用します。
B/Lのように運送会社が作る書類もありますが、その元になる指示書は輸出者が作ります。つまり輸出者は、直接作成する書類と、作成を依頼するための書類の両方に関わることになります。
輸出者が作成する書類
① インボイス（Invoice／I/V・Inv・IV）｜仕入書・商業送り状
貨物の価格や決済方法を表す書類で、貿易取引における「請求書」にあたります。
品名・種類・数量・価格・代金支払方法・荷送人（Shipper）および荷受人（Consignee）の名称・住所などを記載します。決まったフォーマットはなく、必要な情報が揃っていれば問題ありません。
無償サンプルなど無償提供の貨物であっても、課税参考価格として有償だった場合の価格を必ず記載する必要があります。
またインボイスには大きく2種類あります。
Proforma Invoice（プロフォーマインボイス）
正式な契約前に発行される見積書・仮インボイスです。取引条件の確認に使用されます。通常通関時には使用されません。
Commercial Invoice（コマーシャルインボイス）
実際の取引に基づいて発行される正式なインボイスです。通関申告や代金決済の根拠書類となります。
② パッキングリスト（Packing List／P/L・PL）｜包装明細書・梱包明細書
輸出貨物の個数、包装後のサイズや重量、容積、どのように包装されているかを記載する書類で、インボイスと異なり価格や決済方法などについては記載する必要がありません。
インボイスに記載すべき情報とパッキングリストに記載すべき情報を1つの書類にまとめて記載し、兼用書類とすることもあります。（I/V＆P/L）
③ シッピングインストラクション（Shipping Instruction／S/I・SI）｜船積依頼書
フォワーダーや運送業者がB/LやAWBを作成する際のベースとなる指示書です。荷送人・荷受人の情報や貨物の詳細・船積み条件などを記載します。
必ずしも必要ではありませんが、L/C決済でB/Lへの記載内容に指定がある場合などに使用します。フォワーダー所定のフォーマットへの記入を求められることもあるため、その際は指示に従って作成しましょう。
フォワーダーが作成する書類
① B/L（Bill of Lading）｜船荷証券
貿易実務で最も重要な書類のひとつです。輸出者が船会社に貨物を預けたときに発行される「受取証」であり、到着地で貨物を受け取るための「引換証」でもあります。
B/Lには次の3種類があり、目的に合わせて使い分けます。
● オリジナルB/L（Bill of Lading：ビーエル、ビルオブレイディング、船荷証券）
原本が3部発行され、輸入通関に原本が必要です。紛失すると貨物が受け取れなくなるため、取り扱いには細心の注意が必要です。
● Surrendered B/L（サレンダーB/L、元地回収B/L）
輸出地で原本を回収・無効化する方法です。輸入者は原本なしで貨物を受け取れるため、近距離・短期間の輸送でよく使われます。
●Sea Waybill（シーウェイビル、海上運送状）
原本の発行がなく、PDFでの送付が可能です。手続きが簡便なため、取引の信頼関係が確立されている場合に使われることが多いです。
② AWB（Air Waybill）｜航空貨物運送状
航空機を使って貨物を輸送する際に発行される書類で、海上輸送におけるB/L（船荷証券）に相当する重要な役割を持っています。原本がなくても貨物を受け取ることができる、航空便のスピードに合わせた、シンプルな手続きが特徴です。
その他必要な書類
輸入者から頼まれた書類も準備します。
① 原産地証明書
その商品がどの国で生産されたかを証明する書類です。
輸入者からリクエストされた場合や、特定の国からの輸入品に対する関税優遇措置（特恵税率など）を受ける場合に必要となります。
発行には商工会議所への申請が必要なため、余裕を持って準備しましょう。
② その他の各種許可書・承認証
食品・動植物・医薬品など、法令により輸出入の規制や検査が定められている品目では、関係省庁の許可書や検査証明書が必要です。事前に確認せず通関に臨むと、税関で貨物が止まる原因になります。
「誰が・何のために・何を書くか」で通関書類は整理できる
通関書類は種類が多く、最初は戸惑うことも多いですが、「誰が・何のために・何を記載するか」を整理するだけで全体像が見えてきます。書類のミスは貨物の遅延や余分なコストに直結するため、一つひとつ丁寧に確認する習慣をつけましょう。
「初めての輸出で失敗したくない」「書類の作成を任されたけど不安…」という場合は、お気軽にご相談ください。
